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Warum gibt es diesen Generator?

Die Kommunikationsstandards der Unternehmensgruppe AWO Bremerhaven sind in der QM-Dokumentation „Kommunikation nach extern“ ausführlich beschrieben: So melden wir uns am Telefon, so formulieren wir Abwesenheitsmeldungen, und so muss eine E-Mail-Signatur aufgebaut sein – inklusive gesetzlicher Pflichtangaben nach EHUG und GmbHG, DSGVO-Hinweisen und Formatierungsvorgaben.

Die Praxis hat jedoch gezeigt: Obwohl alle Mitarbeiter*innen dieselbe Vorlage erhalten, weichen die tatsächlich verwendeten Signaturen im Detail voneinander ab. Andere Schriftgrößen, fehlende Registerangaben, falsche Zusätze wie „i. A.“ oder „i. V.“, veraltete Links – mit jedem manuellen Kopieren, Einfügen und Anpassen schleichen sich kleine Fehler ein.

Genau hier setzt der AWO Signatur-Generator an: Er übernimmt die Vorgaben der QM-Dokumentation vollständig und automatisch. Statt eine Vorlage abzutippen, trägt jede*r Mitarbeiter*in nur die eigenen Daten ein – Name, Funktion, Unternehmen, Kontaktdaten – und der Generator erzeugt daraus eine Signatur, die:

• einheitlich ist: Schriftart, Größen, Farben und Aufbau entsprechen exakt den Formatierungsvorgaben,
• vollständig ist: alle Pflichtangaben (Unternehmen, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung, DSGVO-Links) werden automatisch ergänzt,
• aktuell ist: Änderungen – z. B. an Registerangaben oder Datenschutzlinks – müssen nur an einer Stelle gepflegt werden,
• und trotzdem individuell bleibt: Zusätze wie „i. A.“, „i. V.“ oder „ppa.“ lassen sich gemäß der QM-Vorgaben berücksichtigen.

So wird es für alle leicht, das Ziel der QM-Dokumentation zu erreichen: eine einheitliche Darstellung der Unternehmensgruppe nach außen – in jeder E-Mail, mit minimalem Aufwand.

Signatur in Outlook einrichten (Kap. 6.3)

1. In Outlook eine „Neue E-Mail“ öffnen.
2. Im Bereich „Einfügen“ auf „Signatur“ und dann auf das untere Feld „Signaturen …“ klicken.
3. Im Reiter „E-Mail-Signatur“ auf „Neu“ klicken und einen Namen vergeben – z. B. „Extern“ für den Schriftverkehr nach außen, „Intern“ für die interne Kommunikation.
4. Die Signatur aus dem Generator mit „Signatur kopieren“ einfügen und Schriftart (Calibri), Schriftgrößen und Farben prüfen.
5. Mit „OK“ speichern – die Signatur wird ab sofort in neue E-Mails eingefügt.

Für wiederholten E-Mail-Verkehr mit derselben Person genügt eine Kurzsignatur („Viele Grüße“ + Name) – im Generator über „Kurzsignatur kopieren“ (Kap. 6.4).

Abwesenheitsmeldung (Kap. 5)

Über den Reiter „Abwesenheitsmeldung“ im Generator lässt sich der QM-Textbaustein (Kap. 7.1) ausfüllen und inklusive der aktuellen Signatur kopieren. In Outlook wird er unter „Datei → Automatische Antworten (Außer Haus)“ eingetragen – für externe Empfänger ohne Angabe von Gründen wie Urlaub oder Krankheit. Auch bei der verkürzten Unternehmensgruppen-Signatur bleiben Registergericht und Handelsregisternummer verpflichtend (Kap. 7.8).

Hinweis

Dieser Generator ersetzt die QM-Dokumentation nicht. Wer wissen möchte, warum bestimmte Angaben Pflicht sind (z. B. „i. A.“ vs. „i. V.“ oder warum Disclaimer rechtlich unwirksam sind), findet die Antworten in der vollständigen QM-Beschreibung „Kommunikation nach extern“.

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